Cómo la gestión digital del conocimiento facilita el trabajo ¿Te sientes desbordado con tu propio laboratorio? 

Los responsables de laboratorio se enfrentan a una presión constante: la escasez de personal cualificado, las crecientes obligaciones de documentación y la pérdida de conocimientos que se produce con cada cambio de personal. No es de extrañar que muchos se sientan desbordados. La gestión digital del conocimiento muestra cómo se puede aligerar la carga de trabajo diario en el laboratorio.

Hace poco quedé para tomar un café con unos antiguos compañeros de mi época como técnico de servicio. Por aquel entonces, instalábamos, reparábamos y realizábamos el mantenimiento de equipos de laboratorio juntos… y luego dejábamos a los clientes a su suerte bastante rápido. Así era como funcionaba. Al recordar aquellos tiempos, a todos nos llamó la atención la misma evolución: las cosas han cambiado bastante.

Un café, tres antiguos compañeros de trabajo… y una observación que todos comparten

Antes, una instalación solía desarrollarse más o menos así: montar el aparato, dar unas breves instrucciones y listo. Después, prácticamente te acompañaban hasta la puerta; los clientes querían ponerse manos a la obra por su cuenta. Hoy en día la situación es diferente. Las instrucciones son más largas, más exhaustivas y más detalladas. Ahora casi se pide a los técnicos de servicio que expliquen cada función una segunda o tercera vez antes de que se les permita marcharse.

No fue un caso aislado en nuestra conversación. Recibo los mismos comentarios de toda mi red de contactos: cada vez son más los trabajadores de laboratorio que tienen dificultades para dominar realmente sus propios equipos y procesos. Hay quien dice que, en hasta el 80 % de los casos de asistencia técnica, el error está en la persona que maneja el equipo.

¿Están empeorando los equipos o se están debilitando los empleados? No es tan sencillo. El verdadero problema radica en otra parte: en la complejidad cada vez mayor a la que se enfrentan los trabajadores de laboratorio en su día a día. Hay tres causas que destacan especialmente.

Razón 1: La automatización aumenta la complejidad

Hoy en día, los laboratorios se automatizan de forma más profunda y amplia que nunca. Cadena de procesos completas —desde la preparación de las muestras hasta el análisis— se llevan a cabo ahora de forma automatizada. En principio, se trata de una evolución positiva: más rápida, más reproducible y más eficiente.

Sin embargo, cada eslabón adicional en una cadena de automatización de este tipo supone también una posible fuente de error adicional. Si se produce un error al final de la cadena, por ejemplo en el detector, la búsqueda de la causa puede complicarse rápidamente. ¿Se debió a la preparación de la muestra? ¿A un paso intermedio? ¿A una calibración incorrecta, realizada hace tres semanas? Cuanto más larga es la cadena, más posibles fuentes de error hay —y más laboriosa resulta la búsqueda del fallo—.

Razón n.º 2: El conocimiento sigue estando en carpetas y en la mente de las personas

En mi opinión, el segundo punto va al meollo del problema: para tomar la decisión correcta, se necesita contexto. Y muchos empleados del laboratorio siguen obteniendo ese contexto de viejos cuadernos de registro, manuales dispersos, notas manuscritas y, en el peor de los casos, incluso de ese único compañero que lo sabe todo sobre el laboratorio y la tecnología que alberga.

Se produce un error y comienza la búsqueda. Se revisan carpetas, se pregunta a los compañeros, se registran archivadores y estanterías. Con un poco de suerte, al cabo de 60 minutos se sabe qué ha provocado el error. Pero hay un problema: ahora se conoce la causa, pero aún no la solución. Comienza la segunda ronda de la búsqueda. Ese es precisamente el quid de la cuestión en la automatización: quien automatiza sin adquirir al mismo tiempo los conocimientos necesarios corre el riesgo de que, al final, la automatización le cueste más tiempo y dinero del que jamás haya ahorrado.

Razón n.º 3: La escasez de personal cualificado agrava la situación

Un tercer factor, a menudo subestimado: simplemente hay escasez de personal de laboratorio cualificado. Las vacantes se cubren cada vez más con personas que provienen de otros sectores en lugar de con personal de laboratorio con formación clásica, y la calidad de la formación en laboratorio también ha disminuido notablemente. Los nuevos compañeros y compañeras aportan menos experiencia práctica previa, se enfrentan por primera vez a un sistema complejo y, al principio, solo comprenden una pequeña parte del mismo.

La creciente complejidad derivada de la automatización, la gestión analógica del conocimiento y la disminución de la formación especializada: se trata de tres tendencias, en realidad independientes entre sí, que se refuerzan mutuamente. No es de extrañar, pues, que las sesiones de formación sean cada vez más largas y que aumente la incertidumbre entre el personal de laboratorio, ni que tantos se sientan sencillamente desbordados en su día a día en el laboratorio.

La clave decisiva: la gestión del conocimiento

De estos tres factores, hay uno sobre el que se puede influir especialmente bien —y es precisamente este el que tiene mayor impacto—: la gestión del conocimiento. Si se aplica correctamente, puede resolver una parte considerable de los problemas descritos. Cuando cada error, cada solución y cada truco se puede localizar de inmediato y está vinculado al dispositivo adecuado, el tiempo de resolución de errores no se reduce de 60 a 55 minutos, sino que, a menudo, se reduce a unos pocos segundos.

Es importante tener en cuenta que la gestión digital del conocimiento no debe sustituir a los sistemas LIMS o ELN existentes, sino complementarlos. Los sistemas LIMS y ELN gestionan muestras, resultados y flujos de trabajo, pero rara vez el conocimiento empírico implícito de los empleados: ¿por qué el aparato 3 funciona de forma diferente al aparato 4? ¿Qué procedimiento evita de forma fiable un error concreto? Precisamente para este tipo de conocimiento se necesita un sistema propio, específico para el laboratorio.

Qué debe ofrecer una gestión del conocimiento específica para laboratorios

Registros digitales en lugar de papel: en lugar de tener que llevar al mismo tiempo docenas de registros en papel, las inspecciones, los mantenimientos y las anomalías se centralizan en un sistema digital con función de búsqueda, con etiquetas y campos de entrada configurables individualmente, en lugar de notas en formato de texto continuo que nadie acaba de encontrar.

Una wiki asociada al dispositivo: en lugar de almacenar los conocimientos de forma dispersa en wikis, unidades de red y buzones de correo electrónico, se vinculan directamente al dispositivo, método o paso del proceso correspondiente. De este modo, incluso los empleados nuevos o con poca experiencia pueden encontrar rápidamente la información adecuada en caso de emergencia, sin tener que recurrir primero a un compañero con más experiencia.

Apoyo de la IA en el día a día: una IA integrada en el sistema puede hacer que los conocimientos almacenados sean útil de forma activa: responde a preguntas sobre equipos y procesos basándose en la propia documentación verificada, en lugar de recurrir a la información general de Internet, que a menudo resulta poco útil en el entorno regulado de un laboratorio.

Efecto secundario: auditorías más tranquilas

Hay un aspecto que a menudo se subestima en el debate sobre la gestión del conocimiento: su impacto en las auditorías. Cuando las inspecciones, las desviaciones, los historiales de los equipos y los conocimientos empíricos asociados están disponibles de forma centralizada, se pueden consultar y están documentados de manera exhaustiva, la preparación para una auditoría pasa de ser una búsqueda de varios días entre carpetas a ser cuestión de unos pocos clics. De este modo, la seguridad ante las auditorías no se consigue mediante un esfuerzo adicional justo antes de la fecha prevista, sino que surge automáticamente, como un subproducto del trabajo diario: el conocimiento se pone al servicio de la empresa y se integra en el proceso desde el principio, garantizando así la preparación para las auditorías.

Esto también resulta beneficioso de cara a la escasez de personal cualificado: los nuevos empleados se incorporan al trabajo mucho más rápido si no tienen que preguntar laboriosamente dónde se encuentra cada dato, sino que lo encuentran directamente en el propio dispositivo o en cada paso del proceso. Esto alivia la carga de trabajo de los compañeros con experiencia, que de otro modo tendrían que responder una y otra vez a las mismas preguntas, y reduce precisamente esa incertidumbre que hace necesarias las sesiones de formación cada vez más largas descritas al principio.

Puesta en marcha rápida sin necesidad de disponer de una infraestructura informática propia

Una objeción habitual contra el nuevo software en el laboratorio es que requiere demasiado esfuerzo, que el tiempo de implantación es demasiado largo y que supone una carga excesiva para el departamento de TI. Las soluciones modernas basadas en la nube (SaaS, Software as a Service) disipan en gran medida esta objeción: no se necesita una infraestructura de servidores propia ni proyectos informáticos que duren meses. Es realista prever una puesta en marcha en unas dos semanas si se tienen en cuenta la estructura y los procesos desde el principio.

Conclusión: la automatización, sí, pero no sin los conocimientos adecuados

La automatización en el laboratorio seguirá aumentando, no hay forma de evitarlo. Sin embargo, la pregunta realmente decisiva es: ¿crece el conocimiento acumulado al mismo ritmo, o se queda relegado a carpetas, libros de registro y las mentes de cada uno de los empleados?

Quien invierta desde el principio en una gestión del conocimiento estructurada y específica para el laboratorio no solo reduce el tiempo necesario para localizar errores concretos de horas a minutos, sino que también hace que su laboratorio sea, en general, más resistente ante los cambios de personal, la escasez de personal cualificado y la creciente complejidad de los análisis modernos. Además, a largo plazo, elimina el temor que suscita la pregunta: «¿Te sientes desbordado con tu propio laboratorio?».